Recentemente i concetti di Agile e Activity Based Working stanno guadagnando sempre più popolarità e molte aziende stanno già valutando la possibilità di implementarli nel proprio ufficio, ma stanno incontrando alcune difficoltà. La direzione spesso non è in grado di apportare tali cambiamenti, temendo di affrontare l'insoddisfazione dei dipendenti e una diminuzione della loro produttività.
Denis Chernichkin, direttore di Haworth Business Interiors, ci ha spiegato perché un cambiamento nel concetto di interno di un ufficio può influire negativamente sul lavoro dell'azienda e cosa deve essere preso in considerazione per organizzare lo spazio nel modo più efficiente possibile.
Quali sono le principali difficoltà nell'implementazione di progetti come Agile e Activity Based Working?
- Uffici realizzati secondo questi concetti, presuppongono innanzitutto la presenza di tante e diverse aree funzionali che un dipendente può scegliere a sua discrezione, a seconda della specifica mansione e del tipo di attività. Questa diversità offre una tale libertà di azione quando si pianifica un ufficio che le persone responsabili di questo a volte non hanno idea da dove iniziare, su cosa concentrarsi o non decidono affatto su cambiamenti significativi e, se lo fanno, non possono formulare chiaramente il compito e spiegare agli architetti quale risultato deve essere raggiunto. Di solito le formulazioni sono troppo astratte, basate su sentimenti e tendenze piuttosto che su fatti e statistiche concreti. Questi desideri sono ben lungi dall'essere un incarico tecnico significativo, strutturato e di alta qualità, che riflette i requisiti per uno spazio efficiente oggi e ad una distanza di tre-cinque anni per una determinata azienda. Il risultato potrebbe rivelarsi inadeguato alle aspettative del cliente.
Spesso le aziende, non capendo esattamente cosa vogliono ottenere, iniziano a copiare le idee degli uffici esistenti senza adattarsi alle proprie esigenze e implementandole in uno spazio completamente diverso, in condizioni diverse, in altri team che fondamentalmente non sono pronti ad accettare tali concetti. Di conseguenza, ciò porta a una significativa diminuzione della produttività.
Nonostante il fatto che queste difficoltà siano più inerenti alla transizione ai concetti di Agile e Activity Based Working, possono sorgere nella creazione di qualsiasi spazio. Certo, è più facile creare un ufficio standard “open space”, dove spesso vengono utilizzate soluzioni dello stesso tipo, ma anche in questi casi sorgono difficoltà nel formulare i requisiti di spazio effettivo.
Come definisci uno spazio ufficio efficace?
- Questo è uno spazio che riunisce le persone e dove sono più produttive ed efficienti. Questo è l'ambiente all'interno del quale team di lavoro o singoli specialisti possono massimizzare il loro potenziale, quando lo spazio circostante non li ostacola, ma aiuta. E poiché ogni squadra e ogni specialista ha caratteristiche individuali, lo spazio effettivo è unico per ogni singola organizzazione. Non esiste uno scenario unico o una risposta corretta, perché molto dipende dagli obiettivi dell'azienda. Per alcuni, al momento, è importante ridurre i costi, ridurre i metri quadri a persona, per altri - creare un nuovo prodotto o portare una nuova tecnologia sul mercato, per qualcuno - aumentare la soddisfazione del cliente e la qualità del servizio. A volte queste attività sono in conflitto. Pertanto, ogni azienda deve determinare quali sono i suoi obiettivi, i criteri per il successo e come raggiungerlo e come lo spazio può aiutare a svolgere questi compiti.
Suggerirei di iniziare identificando un parametro molto importante: la cultura organizzativa. È lei che distingue le aziende l'una dall'altra. Si tratta di una caratteristica estremamente importante e spesso sottovalutata nel nostro mercato, sebbene la sua importanza sia da tempo riconosciuta nel mondo. Conoscere e comprendere la cultura della tua azienda rende più facile determinare lo spazio di cui ha bisogno.
Come si può mettere in relazione la cultura con lo spazio?
- La cultura influenza letteralmente tutti gli aspetti delle attività di un'organizzazione, inclusi la gestione, i processi aziendali, i prodotti creati, l'attrazione e la fidelizzazione dei dipendenti, il sistema decisionale, la reputazione e molto altro. Crea un senso di sicurezza, impegno per l'azienda e influenza la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Pertanto, è spesso visto come una risorsa a tutti gli effetti e molto importante dell'organizzazione.
Di solito la cultura in un'azienda è associata a cose formali, come i valori aziendali, gli standard di lavoro, i codici di condotta - i cosiddetti fattori visibili. Ma ci sono anche fattori invisibili che determinano le regole e le abitudini non dette delle persone. In quest'area, anche lo spazio di lavoro gioca un ruolo importante, tra architettura, interni e soluzioni di arredo. Cioè, lo spazio di lavoro è una parte importante della cultura organizzativa e deve corrispondere ad essa. È come un pezzo di un puzzle preso da un altro set: non solo non si adatterà agli elementi vicini, ma rovinerà del tutto l'intera immagine. È lo stesso con lo spazio. In molti modi, plasma il modo in cui un dipendente lavora, quindi se lo spazio non si adatta alla cultura attuale, le persone lavoreranno contro i valori dell'azienda.
Si scopre che se sposti un dipendente da un ufficio a un altro notevolmente diverso dal precedente, lavorerà in modo diverso?
- Certamente. Naturalmente, questo cambiamento non sarà sempre così appariscente, ma il punto è che il tipo di spazio, le funzioni disponibili in esso e la cultura organizzativa in generale determinano il modo in cui una persona affronta i compiti, interagisce con i colleghi e prende decisioni. Dopotutto, anche se di solito non ci pensiamo, l'influenza della cultura sul nostro comportamento è davvero grande. Vale la pena cambiare il posto e già inconsciamente ci comportiamo in modo diverso.
Mi piace il detto di Winston Churchill: "Per prima cosa definiamo la forma dei nostri edifici, e poi i nostri edifici determinano la forma del nostro comportamento". E in effetti lo è. Prendiamo, ad esempio, per fare un confronto, il comportamento delle persone fuori dall'ufficio, in un ristorante costoso e in un normale pub. Nel primo caso, cerchiamo di abbinare il livello: uno stile di abbigliamento formale, un tono calmo, spesso una conversazione su argomenti intellettuali. Ma immagina di essere in un pub: il nostro comportamento sarà più libero e informale. Lo stesso accade negli uffici: lo spazio influenza direttamente il comportamento e lo stile di lavoro dei dipendenti.
E se ai dipendenti non piace lo spazio in cui lavorano? In che modo ciò li influenzerà?
- Questa è una domanda estremamente importante. L'insoddisfazione dei dipendenti per lo spazio ufficio, dove, ad esempio, è impossibile trovare un'area funzionale comoda adatta a un compito specifico, o ci sono molte fastidiose distrazioni, crea un effetto negativo significativo. Ma, sfortunatamente, i dipendenti non possono modificare da soli lo spazio esistente. Tale autorità ricade sulle spalle dei professionisti responsabili della realizzazione degli interni dell'ufficio, che devono tener conto delle caratteristiche culturali dell'organizzazione al fine di creare l'ambiente più confortevole. Inoltre, a causa dei diversi tipi di attività dei dipartimenti all'interno di un'organizzazione, ci sono le cosiddette sottoculture, che devono essere prese in considerazione anche durante la progettazione.
Sappiamo tutti che l'architettura di diversi paesi e città è diversa l'una dall'altra, riflette le caratteristiche culturali e crea un'atmosfera unica. In ufficio, tutto è uguale: il design e l'architettura dello spazio ufficio dovrebbero riflettere l'individualità dell'organizzazione e delle sue divisioni.
Come puoi definire la tua cultura organizzativa e capire quale spazio si adatta meglio?
- In realtà è abbastanza semplice. Esiste una classificazione basata su 25 anni di ricerca dei professori dell'Università del Michigan Cameron e Quinn chiamata "Valori concorrenti". Gli scienziati hanno identificato quattro valori dominanti nelle aziende: cooperazione, rivalità, creazione e controllo. Ogni valore è associato a un insieme di caratteristiche dello spazio di lavoro che ne massimizza il supporto. A proposito, questo modello è stato riconosciuto da molti esperti come molto efficace ed è entrato nella top 50 dei migliori strumenti di business della storia secondo il rating del Financial Times.
Ad esempio, diamo un'occhiata alle aziende in cui domina il valore di controllo. Per queste organizzazioni, la chiave è fare il lavoro "bene". Sono caratterizzati da una chiara struttura organizzativa, gerarchia, controllo rigoroso, abbondanza di protocolli e procedure e interazione formale con i dipendenti. Molto spesso si tratta di grandi società burocratiche e agenzie governative, nonché dipartimenti finanziari e legali. Lo spazio in questo caso dovrebbe essere caratterizzato da una disposizione ordinata e comprensibile dei luoghi di lavoro, mantenere la gerarchia e lo stato, essere dotato di partizioni alte e aree appositamente designate per l'interazione, piuttosto, sale riunioni separate. I luoghi di lavoro sono generalmente isolati, rigidamente divisi in reparti nelle immediate vicinanze del capo, i colori conservativi sono spesso usati all'interno.
Per confronto, prendiamo il valore opposto "Creazione". Le aziende dominate da questo valore sono caratterizzate dal desiderio di realizzare prima un prodotto o un servizio, si concentrano sull'innovazione, sul pensiero fuori dagli schemi, sul desiderio di diventare leader attraverso nuovi sviluppi e rilascio più rapido sul mercato di un'offerta unica. Questo tipo è spesso associato alle società IT e alle agenzie di marketing creativo, ma in realtà quasi tutte le aziende che creano il proprio prodotto hanno questo valore, soprattutto se si trova in una posizione di leadership nel proprio settore. Per tali aziende, è estremamente importante poter tenere discussioni di gruppo, brainstorming, riunioni, condividere in modo informale le proprie idee con i colleghi in qualsiasi momento. Pertanto, questo tipo di organizzazione richiede molti luoghi diversi per il lavoro focalizzato sull'individuo, nonché per l'interazione collettiva e gli incontri spontanei, grandi superfici per la visualizzazione visiva delle informazioni, spazi più ampi con una buona prospettiva, poiché promuove l'immaginazione, più complessi e layout organico, mancanza di uniformità nel design e ripetizione, soluzioni per interni stimolanti, meno restrizioni e più libertà e molte aree diverse per la creatività con una buona acustica, perché il processo creativo viene distrutto molto facilmente.
Ma la cosa più importante da ricordare è che ogni azienda combina sempre tutti e quattro i valori. Di regola, due di loro dominano, ma, in ogni caso, la cultura organizzativa di ciascuna azienda è una combinazione unica di tutti questi valori, che sono presenti in determinate proporzioni. Pertanto, non sarai in grado di trovare aziende con la stessa cultura. Conoscendo la propria cultura organizzativa, comprendendo l'equilibrio dei valori chiave, è possibile avere un'idea chiara di quale spazio è necessario per ogni reparto specifico e per l'azienda nel suo complesso.
Come puoi identificare esattamente la cultura in un'azienda?
- È necessario un approccio scientifico completo per una diagnosi chiara della cultura organizzativa dell'azienda e delle sue divisioni. In HAWORTH abbiamo la nostra metodologia brevettata CultureLENS ™ per fare questo tipo di ricerca. Grazie alla tecnologia informatica, tutti i dipendenti possono partecipare a questo studio, rispondendo a distanza alle domande per analizzare l'attuale cultura organizzativa. I top manager rispondono ad ulteriori domande che aiutano a determinare la cultura organizzativa preferita che vorrebbero vedere nella loro azienda tra 2-3 anni. Tutte le risposte vengono elaborate da un computer, consentendo agli esperti di spazi per uffici e agli strateghi di elaborare conclusioni e raccomandazioni individuali per il cliente. Ad esempio, confrontare le culture attuali e preferite può aiutarti a capire in quale direzione muoverti e quali cambiamenti devono essere implementati nello spazio ufficio per ottenere i risultati desiderati senza causare rifiuto e resistenza da parte del personale.
Comprendo correttamente che i risultati dello studio della cultura organizzativa costituiscono la base dei termini di riferimento per la progettazione dell'ufficio? I clienti devono fornire qualcos'altro?
- Sì, il risultato dello studio è un rapporto dettagliato, che è un brief di progettazione, un termine di riferimento dettagliato per la creazione di un futuro ufficio con esempi di soluzioni spaziali che supporteranno la cultura organizzativa preferita dell'azienda studiata. Ma ho parlato di un solo strumento, seppur fondamentale. Oltre alla cultura organizzativa, è importante comprendere altre caratteristiche individuali dell'organizzazione: stili di lavoro esistenti, tipi di interazione tra reparti e dipendenti, statistiche sull'uso dei luoghi di lavoro e dei luoghi comuni, soddisfazione personale con lo spazio di lavoro attuale, ecc. Sono disponibili ulteriori ricerche per aiutare le aziende a identificare tutte queste caratteristiche.
In conclusione, vorrei sottolineare ancora una volta che ogni azienda, quando progetta un nuovo ufficio o esegue lavori di ristrutturazione in un ufficio esistente, deve analizzare con attenzione se stessa e le sue esigenze. È possibile che questa organizzazione non abbia bisogno di passare ad Agile o Activity Based Working. Nessuno ha il compito di seguire la moda o essere trendy, la nostra responsabilità è creare lo spazio giusto che aumenti la produttività, la soddisfazione e l'impegno dei dipendenti. Dopo tutto, le persone sono la risorsa principale di qualsiasi azienda.
