Negli ultimi dieci anni, il predominio degli spazi aperti negli uffici moderni è diventato più pronunciato, sostituendo altri tipi di organizzazione dello spazio. Mentre lo spazio aperto migliora le interazioni dei dipendenti e riduce i costi immobiliari, rende anche più difficile concentrarsi e concentrarsi sul lavoro, il che ha un impatto negativo sulla produttività e può in definitiva superare i benefici.
Ovviamente, praticamente qualsiasi ufficio dovrebbe avere aree di comunicazione aperte che aumentano la frequenza e l'efficienza delle interazioni dei dipendenti e aumentano la probabilità di innovazione. Tuttavia, tali aree creano interferenze visive e acustiche in spazi aperti che interferiscono con la concentrazione e il lavoro che richiede concentrazione è importante tanto quanto il lavoro di squadra. Pertanto, vale la pena capire cosa influenza esattamente la concentrazione, come evitare di perderla e anche come combinare in modo competente le aree aperte con le aree per il lavoro mirato.
Tutti conoscono il problema del rumore e della perdita di concentrazione nello spazio aperto, ma, sfortunatamente, pochi sono seriamente interessati a questo problema. Forse perché il suono non può essere visto, ne sottovalutiamo il significato. Ad esempio, se si verificasse una perdita in ufficio, anche se non molto grave, il personale responsabile inizierebbe immediatamente a ripararla. Le "perdite" sonore possono essere altrettanto dannose per il lavoro d'ufficio, ma per qualche motivo ignoriamo facilmente questo problema, a differenza di un tappeto bagnato.
Secondo Haworth Research Center, in media, i dipendenti perdono il 28% del loro tempo lavorativo a causa delle distrazioni in ufficio. Di conseguenza, devono iniziare la giornata lavorativa in anticipo o rimanere in ritardo per completare tutte le attività che richiedono silenzio e concentrazione. Questo problema è tutt'altro che nuovo. Gli impiegati spesso hanno bisogno di luoghi in cui ritirarsi e concentrarsi e, sfortunatamente, questo fattore è il meno preso in considerazione negli spazi di lavoro aperti. Secondo le statistiche dello studio, più della metà di tutti i dipendenti ritiene che sia difficile concentrarsi nel proprio ufficio, motivo per cui spreca molto tempo.
Oltre al disordine visivo e all'inquinamento acustico che i dipendenti devono affrontare negli uffici open space, sono bombardati da distrazioni come e-mail, smartphone ronzanti e messaggi pop-up. Un eccesso di informazioni provenienti dalle comunicazioni mobili e Internet continue "li paralizza", lasciando meno tempo per concentrarsi sul loro lavoro e sulla risoluzione di problemi non standard. Il cervello umano funziona allo stesso modo di mille anni fa, ma ora abbiamo tutte queste tecnologie e la nostra biologia non ha tenuto il passo con il loro sviluppo. Il sovraccarico di informazioni è diventato rapidamente una delle principali tendenze negative nel mercato del capitale umano.
Perdita di concentrazione
Mentre lavora su un'attività, una persona può concentrarsi in modo tale da percepire solo le informazioni che considera importanti, ignorando tutto il resto. Questa è una straordinaria capacità del cervello umano. Tuttavia, quando sorgono più distrazioni, l'attenzione spesso si sposta dal compito da svolgere a quello meno importante.
È importante notare che le distrazioni possono essere suddivise in due tipi: interne ed esterne. E secondo lo studio, i dipendenti impiegano in media 23 minuti per rimettersi a fuoco e tornare al lavoro interrotti da distrazioni esterne. È interessante notare che, così facendo, si concentrano su almeno altri due compiti prima di tornare a quello che stavano facendo prima.
I fattori interni sono, di regola, pensieri o esperienze personali non direttamente correlati al lavoro, ad esempio cosa mangiare a pranzo o cosa rimane per la sera. Tornare al lavoro, distratti da fattori interni, come si è scoperto, è un po 'più difficile e richiede circa 30-35 minuti. Pertanto, dedichiamo molti sforzi cognitivi a controllare i nostri pensieri che ci distraggono. Pertanto, è così importante ridurre al minimo l'effetto dei fattori esterni: dopo tutto, maggiore è lo sforzo necessario per affrontare i fattori esterni, più spesso una persona sarà distratta e più tempo sarà sprecato.
Maggiore è il multitasking, minore è l'efficienza
Il cervello umano non è in grado di elaborare le informazioni allo stesso modo di un computer, che può eseguire più processi contemporaneamente. Le persone tendono ad essere più in una sequenza di azioni. Quando proviamo a portare a termine due o più compiti, spesso ci sentiamo come se lo stessimo facendo tutto in una volta. In realtà, passando da un'attività all'altra, perdiamo molto tempo e più a lungo vengono completate, più perdiamo la concentrazione e più errori facciamo. Molti si riferiscono persino al multitasking come un'altra forma di distrazione, poiché più attività tendono a distrarre l'attenzione tra di loro.
Ad esempio, abbiamo il compito di riempire diversi bicchieri da una bottiglia d'acqua. Non possiamo riempirli contemporaneamente, quindi o li riempiamo completamente uno alla volta, oppure a poco a poco, tornando a vuotare i bicchieri più e più volte. Nel primo caso, ovviamente, faremo fronte più velocemente e in modo più efficiente, mentre nel secondo caso il processo richiederà più tempo, mentre possiamo versare più acqua oltre i bicchieri. E più bicchieri, più tempo richiederà questo processo e più acqua verseremo.
La tecnologia può essere particolarmente impegnativa nel multitasking, perché con tutte le distrazioni siamo in uno stato in cui ci prepariamo a essere distratti e la maggior parte delle persone semplicemente non gestisce bene il multitasking. Pertanto, concentrandoci su un'attività, lavoriamo in modo più produttivo. Soprattutto nello stato di "flusso".
Entra nel flusso
Il flusso è un concetto in psicologia sviluppato dallo psicologo ungherese Mihai Csikszentmihalyi negli anni '70. Questo termine si riferisce a uno stato mentale in cui una persona è pienamente coinvolta in una determinata attività, motivata, piena di energia e spesso perde la cognizione del tempo. In questo modo lavora non solo in modo più produttivo, ma anche più creativo.
Le distrazioni esterne possono interferire con la concentrazione, ma hanno poco o nessun effetto su coloro che si trovano nello stato di "flusso". Ad esempio, la musica in ufficio può essere percepita come una distrazione da uno e quasi inosservata da un altro, sebbene entrambi siano concentrati sullo stesso compito. Ciò può significare che il secondo è già entrato nello stato di "flusso", mentre l'altro sta solo cercando di farlo, ma fattori esterni interferiscono con esso.
D'altra parte, gli stimoli esterni non devono essere distrazioni, ma, al contrario, possono essere utili per portare a termine il lavoro. A volte è necessario comprendere e valutare la situazione esterna e l'ambiente. Questa consapevolezza della situazione può essere utile per determinate attività. Ad esempio, durante la guida, una persona è concentrata, mentre ha bisogno di valutare vari fattori situazionali: la strada, i semafori, gli altri utenti della strada.
Il lavoro d'ufficio produttivo richiede sia la consapevolezza della situazione che l'ingresso in uno stato di "flusso". Sfortunatamente, è impossibile essere in entrambi gli stati contemporaneamente, quindi, tenendo conto dei compiti attuali, delle circostanze e dei fattori interni ed esterni, i dipendenti devono passare da uno all'altro. E lo spazio ufficio dovrebbe supportare il lavoro in ciascuno di questi stati.
Progettazione dell'area di lavoro di concentrazione
Le distrazioni non scompariranno, ma lo spazio ufficio dovrebbe mantenere il lavoro concentrato piuttosto che creare nuove barriere al raggiungimento di uno stato di "flusso".
Le esigenze lavorative dei dipendenti cambiano nel corso della giornata a seconda dell'attività. Ad esempio, è prima necessario ordinare la posta, effettuare diverse chiamate, quindi prepararsi per una riunione, discutere le attività con i colleghi e quindi preparare un'offerta commerciale. Solo con un approccio integrato al design è possibile creare uno spazio adatto a tutte le attività elencate.
Questo approccio olistico all'organizzazione dello spazio ufficio comprende cinque principi: diversità, scelta, controllo, riconoscimento e rifornimento.
Diversità. Non scegliere tra aree aperte e private, è necessario fornire ai dipendenti entrambi e anche dare loro la possibilità di scegliere lo spazio appropriato per ogni attività. Il lavoro che richiede concentrazione può essere svolto in qualsiasi area: qualcuno è più a suo agio in uno spazio aperto al suono del ronzio di un ufficio, mentre qualcuno ha bisogno del silenzio completo in un luogo appartato. La cosa principale è che entrambi i tipi di spazio sono presentati in ufficio.
Scelta. Affidati ai tuoi dipendenti per scegliere dove, come e quando svolgere il proprio lavoro. E loro stessi saranno in grado di trovare le condizioni in cui saranno più produttivi.
Il controllo. Dai ai dipendenti il controllo del loro posto di lavoro. Se decidi tutto per loro, allora c'è un'alta probabilità di sbagliare con le loro preferenze. Ad esempio, decidendo di eliminare le interferenze acustiche tra i dipendenti e isolarli dalle aree comuni, le aziende possono degradare notevolmente l'interazione dei colleghi. Invece, dare ai dipendenti la possibilità di regolare la privacy del proprio posto di lavoro, la frequenza di interazione con i colleghi, così come il set di accessori, il livello di luce, temperatura, ecc. La stessa consapevolezza di poter controllare il proprio spazio di lavoro può compensare alcuni degli effetti negativi delle distrazioni.
Riconoscimento. Andare dal punto A al punto B, quindi al punto C dovrebbe essere facile. Layout chiari e semplici consentono alle persone di navigare rapidamente nello spazio ed evitare situazioni imbarazzanti e perdite di tempo. Un layout veramente comprensibile consente a un dipendente di immaginare mentalmente una mappa dell'ufficio, trovarvi i colleghi e comprendere intuitivamente lo scopo di ciascuna zona. Quando delinei chiaramente le aree funzionali, non sovraccarichi i processi cognitivi dei dipendenti con pensieri inutili e sono immediatamente pronti a dirigere la loro energia per completare i compiti invece di cercare di navigare nello spazio.
Rifornimento di forze. Dai ai dipendenti tempo e spazio per le pause. Quando ci concentriamo a lungo sul lavoro, molte energie vengono consumate e il corpo si stanca più velocemente. Il nostro cervello fa cose davvero sorprendenti permettendoci di concentrarci su qualcosa per molto tempo senza prestare attenzione alle distrazioni. Pertanto, "ricaricare" dopo tale attività è semplicemente necessario. Un'opzione per ricaricare le tue energie è goderti la vista dalla finestra mentre ti prendi una breve pausa dal lavoro, e qualsiasi azienda dovrebbe fornire questa opportunità. Puoi anche fare brevi pause durante la giornata per fare uno spuntino o chiacchierare con i colleghi in aree informali. Una o due pause più lunghe, come andare in palestra o camminare fuori dall'ufficio, possono fornire la spinta energetica necessaria per una sessione di lavoro più lunga. È importante fornire ai dipendenti queste opzioni in modo che siano sempre stimolati a lavorare in concentrazione.
Il problema della concentrazione negli uffici russi
Denis Chernichkin, direttore di Haworth Business Interiors, ha fornito i suoi commenti su questo studio e li ha correlati con le realtà russe.
“Il problema della concentrazione negli spazi aperti in Russia non è meno urgente che in Occidente. Direi addirittura che la questione è ancora più acuta. Il fatto è che, ad esempio, le aziende americane, per la maggior parte, si stanno muovendo con molta attenzione verso lo spazio aperto e lo usano solo per divisioni o zone specifiche. Negli uffici russi, questa transizione è diventata più netta e diretta, senza tener conto delle specificità delle attività dei dipendenti e dei loro stili di lavoro. Inoltre, spesso in numerose file di "panchine" monotone non ci sono praticamente delimitazioni o barriere acustiche di sorta. Perché il rumore e altre distrazioni raggiungono livelli critici. Ciò è confermato dalla nostra ricerca sull'Ideazione negli uffici russi, a seguito della quale riceviamo una costante conferma che in quasi tutte le aziende la principale lamentela dei dipendenti è la mancanza di privacy e l'incapacità di concentrarsi.
Affinché i dipendenti possano concentrarsi sui loro compiti, lo spazio di lavoro dovrebbe fornire aree chiaramente definite per il lavoro di squadra, individuale e mirato. Queste zone non dovrebbero competere, ma completarsi a vicenda. Una maggiore varietà e disponibilità di questo o quello spazio consente ai dipendenti di utilizzare l'ambiente più adatto per l'attività corrente e consente loro di non distrarre i vicini, oltre ad alleviare la noiosa monotonia di ripetere file in spazi aperti, migliorando il comfort acustico.
E, naturalmente, è estremamente importante formare i dipendenti sull'uso corretto dello spazio. È necessario coinvolgere le persone nel processo di cambiamento sin dall'inizio, poiché è molto più facile implementare le idee ricevute attraverso la comunicazione con i colleghi e non imporre gli altri. Le aziende devono rafforzare nuovi comportamenti attraverso una strategia di cambiamento, una comunicazione e una formazione ben articolate. In questo caso, non incontreranno resistenza da parte dei dipendenti e l'efficacia delle innovazioni sarà la più alta possibile . Basato su Haworth Research
